Разберите форматы выступлений
В одной программе могут сочетаться выступление у трибуны, свободное перемещение по сцене, дискуссия и ответы на вопросы. Для каждого формата нужны свои договорённости по микрофонам, показу материалов и работе команды. Зафиксируйте, где находятся участники и кто говорит одновременно.
Выбор звукового решения зависит от помещения, состава участников и характера выступлений. В материале Shure о выборе микрофонов для разных помещений эти факторы рассматриваются как исходные данные для подготовки системы. Поэтому запрос на одинаковый комплект для любой конференции стоит заменить описанием реального сценария.
Подготовьте материалы к показу
Программу, файлы и контакты соберите по шаблону технического брифа. Для конференции отдельно отметьте видео со звуком, нестандартные шрифты, внешние ссылки и демонстрацию приложений: их нужно проверить на рабочем компьютере.
Заранее определите, кто переключает слайды и кто запускает видеоролики. Если спикер использует собственный ноутбук, передайте его модель и условия подключения технической команде. Для материалов, которые появятся в последний момент, согласуйте контакт и порядок передачи.
Посмотрите на сцену из зала
План расстановки помогает оценить, откуда гости будут смотреть на выступающего и материалы. Проверьте расположение экрана, трибуны, мебели и проходов вместе с площадкой. Важны реальные линии обзора, включая боковые места и дальнюю часть зала.
Для презентации продукта отдельно обсудите, что должна увидеть аудитория: сам предмет, детали крупным планом, изображение на экране или демонстрацию действий. Свет и видео готовятся под этот сценарий. Если мероприятие снимают, включите оператора в обсуждение размещения и освещения.
Запланируйте вопросы и удалённые включения
У вопросов из зала должен быть понятный порядок: кто выбирает следующего участника, как к нему попадает микрофон и когда слово возвращается модератору. Эта часть программы влияет и на работу команды, и на расположение людей в помещении.
Для удалённого спикера согласуйте платформу, контакт на время проверки и состав материалов. На репетиции проверьте двусторонний звук, изображение, показ презентации и момент передачи слова. Если нужны запись или трансляция, отдельно опишите, что именно должно в них попасть.
Проведите репетицию переходов
Пройдите эпизоды с участниками и рабочими материалами. Для каждого запишите результат проверки, ответственного за исправление и срок, если нужна правка.
Таблицу можно прокрутить по горизонтали.
| Эпизод | Что проверить | Кто участвует | Результат и открытый вопрос |
|---|---|---|---|
| Выход спикера | Выход на рабочее место, микрофон, слышимость речи и команда на начало. | Спикер, координатор и технические специалисты. | [Проверено / нужна правка]; [ответственный, срок]. |
| Слайды | Первый слайд, переключение и читаемость с предусмотренных мест; рабочий ноутбук. | Спикер и тот, кто переключает слайды. | [Проверено / нужна правка]; [ответственный, срок]. |
| Ролик со звуком | Запуск рабочего файла, изображение и звук в зале, возврат к выступлению. | Оператор видео и звуковой специалист по команде координатора. | [Проверено / нужна правка]; [ответственный, срок]. |
| Удалённое включение, если есть | Двусторонний звук, изображение, презентация и передача слова. | Удалённый спикер, модератор и техническая команда. | [Проверено / нужна правка]; [ответственный, срок]. |
Вопросы из зала проверьте по согласованному порядку передачи микрофона. Изменения после репетиции передавайте одному ответственному, который доведёт их до всех задействованных специалистов.
Подберите состав работ под событие
Небольшая презентация, внутренняя встреча и многосоставная конференция требуют разного объёма подготовки. Часть оснащения может предоставить площадка, отдельные задачи — ваша команда. После уточнения этих условий можно определить, какие отделы подключить и какое сопровождение потребуется на самой программе.
Проекты по теме
Презентация «Золгенсма»Деловая презентация
Инвестиционный климат МосквыКонференцияЧто дальше
Пришлите ТЕХРЕЖИМ программу конференции или презентации и сведения о площадке. Уточним задачи по свету, звуку, видео и связи с учётом уже подготовленных ресурсов.
Обсудить задачуПосмотреть проектыКонференции и презентации: проекты и подготовка